Je herkent het misschien wel. Aan het einde van de dag zijn er nog werkzaamheden die je graag had willen afronden, maar je bent al laat, dan maar morgen. Maar morgen komen er weer spoedklussen tussendoor. Ondertussen komt de deadline van die ene klus wel erg dichtbij. Stress!

Waarom is plannen en organiseren zo belangrijk?

Al een eeuw geleden werd er door Ivy Lee, een consultant in productiviteit, een methode beschreven die nog steeds werkt. Waarschijnlijk komt het bekend voor:

  1. Maak aan het einde van de dag een lijstje met de werkzaamheden die je morgen moet uitvoeren (maar niet meer dan 6).
  2. Geef de werkzaamheden een nummer in welke volgorde je ze gaat afwerken, de belangrijkste eerst.
  3. Begin de volgende dag met klus 1 en werk hieraan tot deze af is.
  4. Begin daarna aan klus 2 en werk deze af voordat je aan de volgende begint. Werk zo de hele lijst af.
  5. Als er aan het einde van de dag nog werkzaamheden op je lijst staan, zet die werkzaamheden op de lijst van de dag erna.
  6. Herhaal dit iedere werkdag

Moet ik dit nu doen?

De methode van Ivy Lee werkt als de werkzaamheden die op de lijst staan niet per stuk 3 uur tijd in beslag nemen. Bekijk je werkzaamheden kritisch. Prioriteren, moet je zelf de werkzaamheden uitvoeren? Via het beantwoorden van de volgende vraag, waarbij de klemtoon steeds ligt op het vetgedrukte woord kan je dit bepalen. Beantwoord je de vraag met nee, dan kan je de taak naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

  • Moet ik dit nu doen? Moet er wel iets gedaan worden? Op een cc-mail hoef je niet te antwoorden, deze is bedoeld om te informeren.
  • Moet ik dit nu doen? Bepaal de belangrijkheid en noodzaak. Moet jij die taak uitvoeren, hoort het bij je werk of vind je dit gewoon leuk om te doen? Zeg niet automatisch ja tegen werkzaamheden.
  • Moet ik dit nu doen? Is mijn actie noodzakelijk? Ben je zelf de beste persoon om deze actie te doen of kan je de taak delegeren?
  • Moet ik dit nu doen? Bepaal de actie. Soms is bellen sneller dan mailen.
  • Moet ik dit nu doen? Hoe urgent is het? Kan het wachten? Vaak lijken werkzaamheden spoed, maar zijn ze het niet. Als het geen spoed is, kan je de taak afwerken volgens je eigen lijstje met werkzaamheden.

Als je nu ook een realistische tijd per werkzaamheid bepaald met extra tijd voor onvoorzien, dan zul je merken dat je veel meer overzicht en rust krijgt. Delegeren kan op veel manieren, aan een collega of iemand extern. Ook weet je nu precies of je een extra klusje van een collega kunt overnemen zonder dat je eigen planning in gevaar komt. Zonder stress naar huis!

Call Now Button