Een opgeruimd bureau, hoe bereik je dat?

Leestijd 2:55

Hoe ziet je werkplek er nu uit? Staan het bureau, printer en kast(en) op een logische plaats? Kijk je uit op een muur of naar buiten? Heb je een overvolle kast en ligt daarom je bureau vol?

Voor opruimen heb je tijd nodig. Tijd die je normaal inzet voor je klanten of andere werkzaamheden. Echter opruimen hoort bij werken, dus plan er (dagelijks) tijd voor in en houd je eraan.

1. Gooi (oude) spullen weg

Wat ligt er in je kast/lade? Hoe lang heb je deze spullen niet gebruikt? Maak de kasten en lades leeg en leg er alleen in terug wat je gebruikt. Als er zaken bij zijn die jij of je collega’s nodig hebt, ruim ze op in een kast waar ze voor iedereen terug te vinden zijn.

(Opnieuw) Organiseren

TIP: Zet drie bakjes op je bureau;

  • 1 – In (voor de nieuwe stukken)
  • 2 – Actie/Lezen
  • 3 – Uit/Archiveren

Dagelijks verwerken van bakje 1:
moet ik er iets mee?
– moet ik er iets mee?
– moet ik er iets mee?
opbergen of weggooien?

Zorg ervoor dat de stukken door de juiste collega worden verwerkt (bakje uit) of worden weggegooid/gearchiveerd.

2. Organiseer je archief en computer logisch

Stukken die bewaard moeten blijven bij voorkeur digitaal bewaren als dit wettelijk is toegestaan. Bepaal vooraf hoe je de stukken goed kan terugvinden. Maak, op een locatie die voor alle gebruikers toegankelijk is, mappen en sub-mappen aan met namen/titels aan die voor iedereen duidelijk/logisch zijn.

  • Zorg dat je mappen maakt in je eigen computer-omgeving zodat je alles makkelijk terug kunt vinden.
  • Zet sjablonen centraal voor iedereen te gebruiken en zorg dat deze de extensie .dotx of .xltx hebben.

Behandel E-mail iedere dag op een vast tijdstip en handel deze direct af als het kan.

Zorg ervoor dat je niet meer mail in de inbox laat staan dan in één oogopslag zichtbaar zijn.

Mail bewaren of later afhandelen?

Maak een map ‘behandelen’ aan en sleep de mail erin en werk deze af op een later moment. CC mails zijn alleen om te lezen, niet om te bewaren. Belangrijke mails kunnen naar ‘bewaren’ of een map met de naam van de klant of het onderwerp worden gesleept. Van bijlagen in mails die je vaker gaat gebruiken kan je een Word bestand maken en bewaren in een map op je computer.

3. Zorg voor een dagelijkse tijdsplanning

Als je vaak het idee hebt dat je achter de feiten aanloopt qua werkzaamheden ten opzichte van de uren die er in een werkdag zitten, is het handig om de werkzaamheden te plannen in je (digitale) agenda. Plan eerst de dagelijks terugkomende taken in zoals mail beantwoorden, klanten terugbellen, (post)bakje in verwerken. Plan deze ruim in, ervaring is dat bijna alle werkzaamheden meer tijd kosten dan je in eerste instantie denkt.

Heb je een vergadering/klantgesprek?

Plan dan ook tijd in voor de voorbereiding/naverwerking en de eventuele reistijd. Laatste taak van de dag is het bekijken van de planning voor morgen.

Nu krijg je inzicht in je dagelijkse tijdsbesteding en kan je overwegen of je werkzaamheden vaker moet delegeren of hulp in moet schakelen. Maar het is vooral fijn om inzicht te hebben in je werkzaamheden en dat je op tijd problemen aan ziet komen. Baas over eigen agenda!

Call Now Button